Automatizacija HR procesa. Hoće li to biti lakše za nekoga iz ukupne snage CRM-a?

1. Kako je započela automatizacija u HR-u i na što je mogla utjecati? Pregled paranoidne futurologije

Suvremeni HR teško je zamisliti što su njegovi kolege morali učiniti prije digitalne ere. Pisali su rukama, računali na račune ili na stroju za dodavanje, podaci su bili pohranjeni u poliranom ormaru ili u sefu. Štoviše, kameno doba se povuklo ne tako davno: ja se sjećam početka moje karijere 2004. godine, kada je računalo Pentium II bilo u odjelu od 6 ljudi. Radili smo na njemu naizmjence, i ništa - nosili smo se i imali vremena. Kako se nositi? To je vrlo jednostavno: nije bilo toliko zahtjeva koji se nisu mogli razraditi ručno.

Kupnja Oraclea 11 za kolege bila je futuristička, a za konzervativno, pa čak i tradicionalističko poduzeće, to su bile besmislice. Ne samo da su se dugi niz godina ručno unosili golemi nizovi podataka u sustav. Bilo je potrebno ovladati tehnologijom i, što je najvažnije, žargonom - nije svima bilo jasno od prvog puta što je, na primjer, dodjela identifikatora entitetima.

Eksperiment je počeo, naravno, s KDP / C & B. Tada je došao red na treningu. Ne radi se o virtualizaciji procesa, već o tome da se uzmu u obzir rezultati ručno izrađenih. I prije izbora i evaluacije tijekom mog rada nikada nije došlo.

(Odricanje od odgovornosti za pametnije kolege: namjerno ne dijelim izraze "CRM" i "ERP", jer normalni HR menadžer razmišlja u smislu servisiranja internih korisnika, a uz pomoć bilo kojeg automatiziranog sustava upravljanja rješava probleme kupaca)

Dakle, što radim? Na činjenicu da gornja priča jasno odražava logiku HR-automatizacije u Rusiji. Isprva smo cvilili perje kao službenici u 18. stoljeću i grupirali velike podatke u štali knjige. Tada shvaćamo da je život otišao daleko naprijed, kupujemo skupi CRM iu najkraćem mogućem roku nastojimo iz njega izvući maksimum. Počinjemo s procesima koji su jasno povezani s trošenjem proračuna i rigidnom odgovornošću, te označavamo procese učenja, razvoja, odabira kao "sekundarne". Tek tada shvaćamo da je razvoj i selekcija zapravo u korelaciji s troškovima tvrtke. I kad smo shvatili, počinjemo automatizirati SVE, besmisleno i nemilosrdno!

Ne bi bilo ništa - na kraju će sve doći do toga. Jedini problem je što ljudska svijest, u nedostatku dovoljne količine informacija, počinje demonizirati tehnički napredak. Spavanje razuma rađa o takvim čudovištima:

"Umjesto nas, roboti će biti uključeni u procjenu, obuku, odabir, formiranje proračuna - i doista sve HR-ove"

"Da bismo preživjeli, moramo razumjeti CRM kao programera."

"Mi ne razumijemo CRM na razini programera. Stoga ćemo svi biti otpušteni, a mi ćemo regrutirati mlade i pametne ljude."

U svakom slučaju, sve fobije i fantazije osoblja svodi se na gore navedeno. I, iako ovdje ima neke istine, u tim izjavama ima mnogo više paranoje. Što bi poslodavac trebao učiniti da strahovi od eihara ne postanu “samoispunjavajuća proročanstva”?

2. Zašto se zaposlenici i uprava opiru: kako se navika boriti sa zdravim razumom. Lotus, WebTutor, 1C, Oracle - što su zapravo zastrašujući

Uzmimo malo više detalja s ovog mjesta. Dakle, svi se opiru, iako razumiju - CRM je neizbježno dobro, a mi ćemo biti puno bolji s njim. Važno je za nas shvatiti da je otpornost automatizacije na različitim razinama korporativne hijerarhije drugačije prirode. Vrlo racionalni motivi dodani su gore opisanim fobijama.

Sa vrhovima je sve više ili manje jasno. Prva opcija: vrh se ne odupire, jer je inicijator uvođenja CRM-a. Druga mogućnost: vrh se odupire svom svojom snagom, jer je automatizacija ozbiljan trošak, a on je odgovoran za proračun.

Na razini srednjeg menadžmenta postoji brzo sazrijevanje razumijevanja činjenice da će upravo oni biti „organizatori i inspiratori“ inovacija. (Međutim, to vrijedi za bilo koju drugu inicijativu). Srednja veza je moralno spremna primiti udarce odozgo i slušati gluhe tutnje odozdo. Ako je drugi neizbježan, onda se i dalje može spriječiti prvi, tako da svaki srednji nastoji širiti slamke unaprijed, dramatično skraćujući vremenski okvir projekta. No, dodijeliti zaposlenicima rok za sljedeći mandat još uvijek je pola bitke. Morate nešto učiniti s izvođačima, zar ne? Prilično je teško podijeliti udarce predstavnicima treće organizacije koja djeluje u okviru ugovornih uvjeta (koji je, u pravilu, jedan od vrhova uspostavljen). I ovdje svi izlaze, kao što mogu, koristeći sve zamislive vještine utjecaja.

Zapravo, ovdje napišem sve tako dugo, a u glavi srednjeg krila slične misli žure pola sekunde. A te misli, u kombinaciji s razumijevanjem mjere odgovornosti (one mogu, uostalom, staviti u trošak zbog neispunjavanja rokova / zakrivljenih TK / prekoračenja proračuna) uzrokuju tugu, frustraciju i propast.

Obično osoblje. Po definiciji, protiv, uz rijetke iznimke. Sasvim ispravno, oni predviđaju veliku količinu dodatne rutine, razbijajući uobičajene algoritme i smanjujući pojedinačne položaje. I stvarno - zašto prijenos funkcija s osobe na CRM, ako to ne smanjuje matice? Gluho tutnjanje, koje smo spomenuli gore, može se pretvoriti u sabotažu. Ponekad sabotiraju ne zlonamjernom namjerom, već zato što je prikladnija.

Vidi također: Podijeli i osvoji: 15 besplatnih usluga za upravljanje marketinškim projektima

Ali s tim je teško raspravljati, tako da broj operacija koje zaposlenik mora obaviti može rasti :)

Na primjer, u nekim organizacijama, zaposlenici već desetljećima pišu uredske bilješke, a posebni strašni odjel obavlja kontrolu izvršne discipline (može se zvati, na primjer, Zavod za operativno upravljanje). Ali ovdje je došao 21. stoljeće, a tvrtka je uvela Lotus! Što sada rade zaposlenici? Pišu službene bilješke, potpisuju ih, skeniraju i prilažu dokumente na karticu u Lotusu. Papirne verzije su uredno presavijene u ormaru, kao i prije. A zastrašujući Biro za upravljanje operacijama (preimenovan u odjel za unutarnju reviziju) još uvijek kontrolira izvršenje, samo sada na napredniji način. Ukupno: smanjene informacije, poboljšani mehanizmi komunikacije, povećan broj radnih operacija za održavanje stvarnog toka dokumenata. Ljudi su u početku ogorčeni, zatim vještina korištenja ACS-a ide u potkorteks i prestaje se kritički vrednovati.

Isto, samo u mekšoj verziji, s uvođenjem Oraclea. Obični zaposlenik dugo vremena provaljuje kroz hrastovo sučelje, a zatim ručno začepljuje veliku količinu podataka. Ako je verzija stara, ručno dodijelite kodove dobavljačima i njihovim proizvodima. Na izlazu dobivamo urednost i integraciju procesa + povećane troškove rada za servisiranje ACS-a.

Beskonačno možete nadograditi i takvu platformu kao WebTutor. Najviše trivijalna razina je učitavanje sustava za daljinske staze (velkam, informacijska sigurnost, zaštita rada), integriranje platforme sa sustavom upravljanja osobljem, u kojem se izvode radovi KDPShnye - a mi ćemo biti sigurni da će svaki novoprimljeni zaposlenik biti upoznat s potrebnim informacijama. Nema mnogo poteškoća, ali profit je minimalan. Mnogo je zanimljivije kada automatiziramo HR budžetiranje (osim POT), procjenu, planiranje obuke ... U ovom slučaju, ima dovoljno posla za svakoga: ideologe projekta i njegove izvođače. Ideolozi će danima razgovarati s programerima, a umjetnici će stvarati glomazne imenike u sustavu za dane (imenik pružatelja usluga, katalog tečajeva, povijest obuke za svakog zaposlenika ..., itd.).

Dakle, glavni zaključak je očigledan: u svakom slučaju, dolasku CRM-a oduprijeti će se inercija razmišljanja zaposlenika, njihova nespremnost da preuzmu dodatnu odgovornost i nose dodatni teret - čak i ako su prednosti automatizacije jasne svima. Ali to nije sve!

Najnapredniji će vam sigurno reći o rizicima povezanim s velikim podacima. Ukratko, novostvoreni skupovi podataka u rukama HR-a dovode do iskušenja da iz njih izvuku lažne zavisnosti. Jedan od mojih bivših kolega, koji je vodio takav projekt, jednom je napravio prezentaciju za zabavu, gdje je uvjerljivo i lijepo pokazao apsurdne korelacije. Nešto kao ovo: što je veća veličina cipele prodavatelja, to je veći prihod tvrtke. Broj neoženjenih prodavačica u podružnici obrnuto je proporcionalan broju aparata za kavu instaliranih na prodajnom mjestu. Što je više menadžera u grani pod nazivom Anastazija, to je prosječan rezultat testa osoblja u grani veći.

Dobro je što je kolega u čelu imao sedam genija i svoje otkriće tretirao s humorom. Ali nakon svega, neki od osipa mogu ga uzeti za istu vrijednost, zar ne? A onda se svaki zaposlenik tvrtke može suočiti s ludim odlukama o upravljanju: zaposliti samo djevojke veličine 45, po mogućnosti Anastazija, i tako da ne odu na majčinstvo unaprijed, ukloniti sve aparate za kavu s prodajnih područja. Jednom riječju, kako veliki podaci ne bi zavarali glavu, potrebna vam je izdržljivost, a što je najvažnije - zdrav razum, temeljeno na praktičnom iskustvu.

3. Nekoliko jednostavnih radnji koje mogu smanjiti strasti

Čak je i nezgodno nekako napisati očite stvari. Ali moram. Prvo, malo ljudi se bavi "prodajom" osoblja za automatizaciju. I onaj koji će raditi izravno s CRM-om, i onaj koji neće. Sjetite se kako je SAP ili Oracle implementiran u vašoj tvrtki? Siguran sam da ste se jednog dana upoznali s računom s narudžbom koja bi se mogla nazvati otprilike „O uvođenju automatskog kontrolnog sustava„ XXXX ”u probni rad. Naravno, bilo je događaja, rokova i odgovornih osoba - ali nije bilo riječi o tome da ćete ga vi osobno imati, zar ne?

Drugim riječima, tvrtka informira zaposlenika o nadolazećim neugodnostima, ali ništa ne govori o budućim koristima.

Idealno, interni PR projekt trebao bi početi od trenutka odobrenja TK. Prije - nije potrebno: dok ne odobrite TK, vi sami ne razumijete za što ćete pripremiti zaposlenike. Tišina kao riba prije datuma lansiranja sustava također nije opcija (vidi gore). Dakle:

  • kada smo shvatili što ćemo točno provesti - govorimo zaposlenicima o tome, i sigurno u ljudskom jeziku. Administrativno-klerički stil izaziva zijevanje, a IT žargon je zbunjujući. Nađite osobu koja vam može jasno reći, na vašim prstima, zašto su sve te inovacije potrebne i kako će divan život biti nakon njihovog uvođenja (ako u tvrtki nema takve osobe, sve je loše);
  • Srednja Azija, naravno, mora biti obučena. Najbolje je trenirati u dvije faze: 1) između odobrenja TK-a i pokretanja sustava - ukratko recite budućim korisnicima na prstima ono što implementiramo, kada i zašto 2) neposredno prije lansiranja - recite kako sve radi i koje tipke pritisnete. Ali ne puno unaprijed - i tada će informacije koje nisu podržane praksom brzo nestati. U oba slučaja trebat će nam ista osoba iz prethodnog odlomka - tko posjeduje temu na razini Jedija.
  • u svim e-porukama, pismima, videokonferencijama, Skypeu, sastancima itd. - naglasiti faznu provedbu sustava. Nije svatko svjestan da tijekom probnog rada CRM funkcionalnost može značajno mutirati i postati mnogo ugodnija za korisnika. Dakle, zadatak ovog korisnika nije da propusti fazu dovršavanja i dovođenja CRM-a u um, govoreći njegovu tešku riječ u vremenu.

4. Kada nešto krene po zlu: tko će biti kriv i tko će prvo patiti

Postoji bezbroj opcija - zašto nešto može poći po zlu. Podaci su nestali, migracija između 1C baza podataka nije išla na vrijeme, tipke su pronađene u sučelju, baza podataka kandidata je iskrivljena ... postoji razlog za to, a ako postoji razlog, postoji krivac. U pravilu, krajnji korisnik sustava ne rizikuje ništa, jer uvijek može kimati na IT-operateru, a onaj - na IT-developer. Drugim riječima, korisnik će patiti, ali jednostavno neće biti kriv. Možda još postoje pitanja za beta testere: kako ste testirali da su greške propustile? Programer, koji je ideolog, ne može nikome kimati. Nisam uočio plićake u sustavu, nisam pravodobno disciplinovao izvođače, nisam poduzimao preventivne mjere - to znači da sam kriv. Pa, naravno, direktor IT-a će biti odgovoran.

Istina, sustavni arhitekti imaju univerzalnu mantru za objašnjavanje neshvatljivih situacija: "Ovo je redoviti rad sustava!". (Nakon što se korisnici smire, uvijek se možete uvjeriti da je to tako, a ako ne tako, brzo završiti nešto).

5. Kako staviti CRM u službu bez kršenja Zakona o radu i 152-FZ. Dva primjera iz prakse (oba negativna)

Druga opasnost da tinejdžeri automatizator je pogrešno konstruiran rad s osobnim podacima u CRM-u i rizicima kršenja TC-a. U pravilu, sigurnosna služba pokazuje povećanu opreznost.

Vidi također: Regrutiranje kao marketing ili pretvaranje kandidata u kupce

Prvi slučaj. Tvrtka "X" je uvela automatsku godišnju procjenu. Shema je bila sljedeća: od 1C u Web Tutoru popisi zaposlenika se povlače. Svaki menadžer vidi svoje podređene, stavlja svakog podređenog na posebnu ocjenu, a zbroj tih procjena pretvara se u poseban koeficijent. Multiplikator godišnjeg bonusa zaposlenika pomnoži se s tim omjerom - smanjujući ili povećavajući. Čini se da je sve transparentno i da su svi sretni. No, nekoliko tjedana prije početka procjene, šef Vijeća sigurnosti je rekao svoju tešku riječ (nije bilo ničega što je u tvrtki "Hellish Sotona" dobio nadimak zbog njegovih načela i sposobnosti da vidi neočekivane rizike).

SB: Ne slažem se da trčite. Vi kršite savezni zakon. Evo, pogledajte članak 16 u 152-FZ: "Zabranjeno je donošenje odluka na temelju isključivo automatizirane obrade osobnih podataka koji stvaraju pravne posljedice u odnosu na predmet osobnih podataka."

HR: Ne temeljimo se na automatiziranoj obradi! Procjene jer ljudi stavljaju, a ne sustav! Sustav - on samo sažima rezultate i prevodi se u točke. Svejedno, koristit ćemo kalkulator.

SB: Ne Koristite ACS. A onda će netko biti odsječen zbog toga ... on će se žaliti. A tko će biti odgovoran za kršenje saveznog zakona?

HR: Što da radimo?

SB: Primite pisani pristanak svakog zaposlenika - slažem se, kažu, da provedu procjenu, uključujući obradu mojih osobnih podataka pomoću CRM-a.

Općenito, morali smo to učiniti. Prikupljanje "pisanih suglasnosti" od nekoliko tisuća zaposlenika postalo je uistinu nezaboravno traganje za ljudskim resursima, posebno s obzirom na vrijeme (2 tjedna).

Slučaj drugog. Kao rezultat procjene, pronađen je zaposlenik, koji je na ovaj način bio bijesan: "Vi ste pogrešno shvatili nešto u svom CRM-u, ali kao rezultat toga nisam dobio premiju." A razumni prigovori HR-a - to nije sustav koji procjenjuje procjenu, nego vaš menadžer - oni nisu pronašli razumijevanje. Štoviše, menadžer je uzeo poziciju "sve sam stavio u red, ali je preskočio nešto tamo!" Od strane zaposlenog, teška artiljerija je regrutirana u obliku osobnog odvjetnika, od strane tvrtke - korporativnih pravnika + HR. U tijeku su bile optužbe za diskriminaciju i kršenje načela jednake plaće. Mora se reći da je, premda je u to vrijeme HR pobijedio zajedno s ideologijom-automatizacijom, bilo potrebno previše truda i živaca.

Zaključak: u radne skupine uključiti predstavnike Vijeća sigurnosti i odvjetnike. Odmah. Tada vaši planovi neće biti ugroženi iznenađenjem.

6. Kako pronaći i održati razumnu ravnotežu između interesa HR-a, zaposlenika, vlasnika i arhitekata CRM-a

Razlike između interesa tih skupina leže na površini. Zaposlenik i HR žele da se glavobolja i rutina u automatiziranoj funkcionalnosti ne povećaju, već da se smanji. Arhitekt želi biti siguran da je pronađeno rješenje optimalno i da je proračun potrošen ne uzalud - i to će mu, u skladu s tim, omogućiti da uđe u prekrasnu liniju u dosjeu. Vlasnik čeka transparentnost akumuliranih podataka i povrat uloženog proizvoda. I svi zajedno žele jednostavnu i očiglednu stvar - izvedbu rezultirajućeg CRM-a. Čak ni praktičnost sučelja u početku nije toliko važna. U pravilu se krajnji korisnik brzo navikne na bilo koja, čak i na najsofisticiranija rješenja - ali ako se u CRM-u redovito održavaju barem određene funkcije, tada isti krajnji korisnik brzo organizira "revolt protiv strojeva".

Vidi također: Kako se regrutirao evolucija: od "tetke u prozor" do marketer

Dakle, što je s razumnom ravnotežom? To se može postići na jedini način - nadograditi CRM tijekom svog postojanja. Как правило, все стейкхолдеры согласны с этим утверждением, но зачастую оно почему-то остается этаким благим намерением. Гораздо круче, когда владелец процесса целенаправленно и регулярно подводит все стороны к мыслям типа "Без нашей CRM не видать нам такой производительности труда", "Ручной труд в HR - чудовищная архаика", "Высокий уровень автоматизации в HR работает на наш HR-бренд" и т.п. Как он это делает - неважно: гораздо важнее отчетливое понимание того, что CRM максимально отвечает интересам бизнеса и каждого отдельного сотрудника на сегодняшнем этапе развития компании.

Općenito, usudio sam se, dragi automator! Zapamtite da je vaš rad časan, trebate tvrtku i zemlju, i još uvijek dobro plaćeni. Vodite brigu o budućim rezovima, sprijateljite se sa Vijećem sigurnosti i odvjetnicima i ne zaboravite promovirati sebe. I što je najvažnije - dan i noć budite spremni za pomoć jednostavnim korisnicima sustava, jer bez njih ne bi bilo automatizacije :)

Pogledajte videozapis: Automatizacija proizvodnog procesa (Rujan 2019).

Ostavite Komentar